Personvernerklæring

ES Revisjon AS har offentlig godkjenning fra Finanstilsynet etter revisorloven og regnskapsførerloven. Finanstilsynet fører tilsyn med at vi driver virksomheten i samsvar med lovgivningen vi er underlagt.

Det er utarbeidet en bransjenorm for behandling av personopplysninger i revisjonsbransjen, og en atferdsnorm for regnskapsførerbransjen. Vi følger disse bransjenormene i vår virksomhet.

• Utførelse av våre oppdrag, inkludert revisjonstjenester (revisjon av årsregnskap, forenklet revisorkontroll av regnskaper, andre attestasjonsoppdrag/revisorbekreftelser og avtalte kontrollhandlinger), regnskapsføring og ulike rådgivningsoppdrag
• Kundekontroll og rapportering av mistanke etter hvitvaskingsloven
• Kundekontakt og markedsføring
• Bruk av våre nettsider www.esrevisjon.no
• Ansettelser og ansatte

Vi er behandlingsansvarlig etter personvernreglene når vi behandler personopplysninger i forbindelse med revisjonstjenester, utarbeidelse av årsregnskap og skattemelding for egne revisjonsklienter og attestasjonstjenester. Vi er normalt behandlingsansvarlig på due diligence-oppdrag, granskingsoppdrag og internrevisjonsoppdrag.

I enkelte tilfeller er vi databehandler for vår kunde, det vil si at vi behandler personopplysninger på vegne av oppdragsgiveren. Dette gjelder for regnskapsføreroppdrag og rådgivningsoppdrag mv., hvor det er oppdragsgiveren som avgjør hvilke opplysninger vi skal behandle. I disse tilfellene inngår vi en databehandleravtale med oppdragsgiveren.

Du kan utøve dine rettigheter ved å kontakte vår personvernansvarlig på sveinung@esrevisjon.no. Du skal få svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Innsyn: Enhver som ber om det har krav på å få vite hva slags behandling av personopplysninger vi foretar, samt grunnleggende informasjon om behandlingen. Vi vurderer om vi kan gi innsyn uten hinder av vår lovbestemte taushetsplikt. Vi kan avvise åpenbart grunnløse eller overdrevne anmodninger.

Sletting og retting: Du har rett til å få slettet opplysninger om deg selv som ikke lenger er nødvendige for å følge opp oppdraget forsvarlig og som vi ikke har lovbestemt plikt til å oppbevare. Dersom vi behandler personopplysninger om deg som er uriktige eller ufullstendige, kan du innenfor de begrensninger som følger av personvernreglene og annen lovgivning kreve å få dem rettet.

Klage: Ta først kontakt med vår personvernansvarlig hvis du mener vi ikke overholder personvernreglene. Du kan også klage til Datatilsynet.

5.1 Oppdrag etter revisorloven: Når vi utfører revisjonsoppdrag eller bekrefter opplysninger overfor offentlige myndigheter, er vi pålagt å skaffe forsvarlig dokumentasjon for våre konklusjoner. Dokumentasjonen inneholder i hovedsak bedriftsrelaterte opplysninger, men også enkelte personopplysninger, som navn og stillingsbetegnelse på personer vi har innhentet opplysninger fra, opplysninger om lønns- og arbeidsforhold til ansatte hos selskapet vi reviderer, og vurderinger av kompetansen og integriteten til personer med ansvar for regnskapet. Det kan også inkludere opplysninger om enkeltpersoners straffbare forhold og lovovertredelser.

5.2 Oppdrag etter regnskapsførerloven: Vi utfører også regnskapsføreroppdrag i samsvar med bokførings-, regnskaps- og skattelovgivningen og god regnskapsføringsskikk. Regnskapsmaterialet vi behandler på vegne av kundene inkluderer personopplysninger, som opplysninger om lønns- og arbeidsforhold.

5.3 Oppdrag som ikke er lovregulert: Dette inkluderer bekreftelser/attestasjoner overfor andre enn offentlige myndigheter, avtalte kontrollhandlinger, granskinger og ulike rådgivningsoppdrag. Vi vurderer da om kunden har et berettiget behov for revisors uttalelse. I motsatt fall påtar vi oss ikke oppdraget.

5.4 Plikter etter hvitvaskingsloven: Vi er pålagt å utføre kundekontroll av alle kunder, bekrefte identiteten til den som handler på vegne av kunden og de reelle rettighetshaverne, og registrere opplysninger om disse, inkludert kopi av legitimasjon. Vi er også pålagt å rapportere mistanke om hvitvasking og terrorfinansiering til Økokrim. Slike meldinger er unntatt innsyn for de involverte.

5.5 Kundekontakt og markedsføring: I kontakten med eksisterende, tidligere og potensielle kunder registrerer vi kontaktopplysninger som navn, e-postadresse, telefonnummer og stillingsbenevnelse. Vi har en berettiget interesse i å holde kundekontakt og markedsføre våre tjenester.

5.6 Bruk av våre nettsider: Vi bruker informasjonskapsler (cookies) som gjør at nettstedet kan kjenne igjen din datamaskin eller mobiltelefon, blant annet for å samle inn besøksstatistikk. For å samle informasjon om trafikk og hvilke sider brukeren besøker, bruker vi analyseverktøyet Google Analytics.

5.7 Medarbeidere og jobbsøkere: Personopplysninger om ansatte omfatter blant annet personalia, lønnsopplysninger, evalueringer, opplysninger om pårørende og utdannelse/stillingsnivå. Opplysningene oppbevares så lenge medarbeideren er ansatt, og slettes halvannet år etter at medarbeideren har sluttet. Personopplysninger om jobbsøkere som ikke blir ansatt, oppbevares i inntil ett år.

Vi har rutiner for å sikre konfidensialitet og integritet i kundenes data. Sikringsmekanismene inkluderer rolle- og tilgangsstyring og krav til innebygd personvern i IT-systemene. Når materiale som inneholder sensitive personopplysninger overføres elektronisk til eller fra oss, sikres det alltid med kryptering. Utvidet informasjon om informasjonssikkerhet er tilgjengelig for kunder på forespørsel.

Etter revisorloven skal vi oppbevare dokumentasjonen på en ordnet og betryggende måte i minst ti år. Etter hvitvaskingsloven skal vi oppbevare opplysninger og dokumenter fra kundekontroll i fem år etter at kundeforholdet eller transaksjonen er avsluttet. Vi sletter personopplysninger innen ett år etter utløpet av oppbevaringstiden. For oppdrag som ikke omfattes av revisorloven, slettes personopplysningene normalt fem år etter at oppdraget er avsluttet.

7.1 Oppbevaring i EØS: Vi oppbevarer kundedata, inkludert alle personopplysninger, i Norge eller andre EØS-land, og bruker kun databehandlere som gjør det samme. For kunder som er en del av en internasjonal virksomhet kan det være nødvendig å overføre personopplysninger til et annet land. Skjer overføringen utenfor EØS eller land godkjent av EU-kommisjonen, skjer det på et lovlig overføringsgrunnlag.

7.3 Vår bruk av databehandlere: Vi bruker tjenesteleverandører til å drifte informasjonssystemer og lagre data. Vi har databehandleravtaler med alle tjenesteleverandører som behandler personopplysninger på våre vegne.

• 7.2 Overføring som følge av lov – Finanstilsynet har tilgang til vår dokumentasjon i forbindelse med tilsyn
• Revisorer eller regnskapsførere som utfører kvalitetskontroll hos oss, har tilgang til dokumentasjonen
• Rapportering av mistenkelige transaksjoner til Økokrim
• Politiet kan i visse tilfeller gis tilgang til dokumentasjonen
• Ved bokettersyn hos en kunde kan vi bli pålagt å overføre informasjon til skattemyndighetene
• Vi kan ha plikt til å gi informasjon til gjeldsnemnd, konkursbo eller bobestyrer ved gjeldsforhandling eller konkurs
• Hvis vi blir innkalt som vitne i en rettssak, har vi alminnelig vitneplikt